Optimalisatie van communicatie bij vergaderingen

Elk succesvol bedrijf en team vereist goede samenwerking tussen mensen. Goede samenwerking heeft goede communicatie nodig, maar dit is niet zo gemakkelijk als het klinkt.
In het bedrijfsleven zijn vergaderingen het meest effectieve middel om samenwerking en communicatie te optimaliseren. Toch gaan vergaderingen vaak gepaard met inefficiënties en/of frustraties, wat het bedrijfssucces kan belemmeren of zelfs kan tegenwerken.

Cthrough coaching & consulting helpt bedrijven en teams effectief en constructief te vergaderen op twee verschillende manieren. Als externe voorzitter de vergadering (met name de communicatie) te faciliteren en sturen, of door de teams te trainen en competenter te maken in het houden van vergaderingen.

Wat zijn de voordelen en opbrengsten van vergader begeleiding?

  • Bereiken van (vergader)doelen, terwijl de sfeer zo optimaal mogelijk blijft,
  • Directe verbetering van vergader efficiëntie en effectiviteit,
  • Drastische vermindering van conflicten op de werkvloer,
  • Zelf hoef je alleen nog maar te focussen op de gesprekscontent,
  • Verbeterde communicatie en samenwerking,
  • Toename van team efficiëntie,
  • Meer werkplezier.

Hoe gaat vergader begeleiding in zijn werk?

Deze begeleiding, externe voorzitter en/of de vergader training, kan in ‘team coaching’ een onderdeel zijn van het grotere coachtraject. Een belangrijk punt voor team succes is goede communicatie, daarom deze integratie.

Vergader begeleiding heeft niet alleen meerwaarde als het onderdeel is van teamontwikkeling, losse begeleiding is ook een goede optie. Vooral voor de momenten dat een externe voorzitter gewenst is voor een bepaald gespreksonderwerp of doel, of dat er alleen behoefte is aan vergader training om het vergaderniveau te verbeteren.

Externe voorzitter

De externe voorzitter begeleidt, afhankelijk van het vergader doel(en) en onderwerp(en), één of meerdere vergaderingen. Deze voorzitter zal de vergadering structureren, sturen en optimaliseren, echter heeft hij of zij geen besluit voerende macht. Net als bij normale vergadering met een interne voorzitter zijn er drie belangrijke fasen voor de externe voorzitter, Namelijk:

  • Voorbereiding: wordt gebruikt om een plan te bedenken hoe middels de vergadering(en) een doel of doelen kan worden bereikt. Het gaat niet alleen om het opstellen van de (voorlopige) agenda en deze te versturen naar de vergaderdeelnemers. Noch dat de volgorde of de tijdsbesteding klopt, het gaat ook over strategie. Welk agenda punt zet je op de eerste plaats, wat is het belangrijkst? Anticiperen op het verloop van de vergadering. Welke voorwaarden moeten er worden gesteld om de doelen te behalen en ook een goede sfeer te kunnen garanderen.
  • Uitvoering: dan de vergadering zelf. Het komt er nu op aan dat er op de juiste momenten wordt ingegrepen, terwijl tevens de sfeer wordt bewaakt. Op deze manier hoef jij je alleen maar te focussen op de inhoud van het gesprek en zal de externe voorzitter het proces en de communicatie begeleiden en optimaliseren.
  • Nazorg: de vergadering is afgelopen en de deelnemers weten wat ze moeten doen, en van hen verwacht wordt. Om de vergadering helemaal af te ronden, brengt de voorzitter de vergaderruimte op orde, zal napraten met deelnemers (die dit wensen) en de notulen verzenden.

Vergader trainingen

Wij geloven erin dat je een competentie, bijvoorbeeld vergaderen, moet ontwikkelen en onderhouden. Je kunt dit alleen maar doen door training. Je zult bepaalde kennis en/of theorie moeten weten en begrijpen, maar wij leggen in training de focus op het oefenen met deze kennis en theorie.

Wij hebben een zelfstudie document gemaakt wat alle kennis omtrent vergaderen omvat en beknopt weergeeft. De training wordt op maat gemaakt om zo perfect mogelijk te kunnen aansluiten bij wat je nodig hebt en wat er speelt op de werkvloer (daarmee van relevantie is).
De training wordt didactisch opgebouwd, wat wil zeggen dat het gestaagd lastiger gemaakt wordt. Zo blijf je uitgedaagd en ontwikkelen.
Dit zijn gemiddeld 6 tot 9 sessies van elk een halve dag, waar vooral de focus ligt op het oefenen door middel van rollenspellen, fouten maken en ervan leren.

Goede vergaderingen

Gerelateerde artikelen

Meer gerelateerde artikelen

WETEN WAT WIJ VOOR JE KUNNEN BETEKENEN?

Vraag hier een (online) gesprek aan met een ervaren probleem & conflict coach.