Steeds vaker komen er geluiden dat vergaderen niet meer van deze tijd is. Het zou overbodig zijn en zonde van de tijd die er in wordt gestoken. In dit artikel nemen we je mee of vergaderen nog wel relevant is en/of vergaderen voor elk bedrijf nuttig is, wat de functie van vergaderen is, wat de oorzaak is van deze geluiden, wat de zakelijke effecten zijn van deze geluiden en wat hier aan te doen valt.

“Een vergadering is een georganiseerde bijeenkomst van personen waarop verschillende punten (van een agenda) worden besproken en (eventueel) beslissingen worden genomen” (Van Dale, 14e druk 2005).
Toch ervaren vele mensen vergaderingen als nutteloos en tijdverspilling. Als voorbeeld geven zij het volgende aan:

• Steeds dezelfde mensen zijn aan het woord,
• Hoe groter de groep, hoe minder moeite/voorbereidingen door mensen wordt gedaan om een bijdrage te leveren,
• Anderen staan niet open voor wat iemand anders te vertellen heeft,
• De brainstorm sessie leidt niet tot nieuwe/creatieve ideeën,
• Besluiten worden niet genomen in een vergadering, want deze zijn toch al voor de vergadering genomen.
• Vergaderingen leiden tot extra conflicten op de werkvloer, waardoor mensen de vergadering en/of confrontatie vermijden en niet op komen voor hun mening.

Het Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) verdeelt de mogelijke bedrijfsculturen aan de hand van twee dimensies, namelijk:

• Oriëntatie: Interne gerichtheid en integratie versus Externe gerichtheid en differentiatie
• Flexibiliteit: Stabiliteit en beheersbaarheid versus Flexibiliteit en vrijheid van handelen

Dit leidt tot vier mogelijk bedrijfscultuur categorieën/kwadranten.

1. Adhocratie: is een dynamische, ondernemende en creatieve werkomgeving. Innovatie is belangrijk.
2. Familie: is een vriendelijke werkomgeving waar mensen veel met elkaar gemeen hebben en veel samenwerken.
3. Hiërarchie: is een zeer geformaliseerde en gestructureerde werkomgeving, gericht op efficiëntie. Het gaat om de beheersbaarheid en verantwoordelijkheid.
4. Markt: is een resultaatgerichte, competitieve organisatie waarin afronding van het werk telt. Men gaat de concurrentie intern met elkaar aan.

Het OCAI geeft aan dat er vier verschillende soorten bedrijfsculturen zijn, waar er verschillende soorten type leiders, management theorieën en strategieën nodig zijn per cultuur. Het OCAI is net als de persoonlijkheidsindicator van Myers & Briggs een vereenvoudigde indicatie methode, die maar een beperk stukje van het persoonlijke karakter of (in dit geval) bedrijfsmatige karakter bloot legt.
Wat het OCAI wel duidelijk maakt is dat in alle kwadranten het noodzakelijk is om samen te werken, echter verschilt per cultuur categorie hoe sterk en dynamisch de samenwerking is.

Samenwerking vereist communicatie, dus voor een goede coöperatie is goede communicatie een vereiste. Watzlawick (Watzlawichk, Helmick Beavin, & Jackson, 1967) verdeelt communicatie in het inhoudsniveau en het betrekkingsniveau. Het inhoudsniveau komt overeen met het letterlijke betekenis van de tekst van de boodschap. Het betrekkingsniveau heeft te maken met de relatie tussen de gesprekspartners bezien vanuit de zender. Ook wel bekend als taakgericht vs mensgericht.

De functie van vergaderingen is middels communicatie samen taken te verrichten waarbij de relatie zo optimaal mogelijk wordt gehouden.
Voor een bedrijf is het belangrijk dat de gestelde doelen worden gehaald en daarvoor is samenwerking nodig, dus communicatie en vergaderingen essentieel. Ongeacht of het bedrijf een eenmanszaak zonder personeel is of een grote multinational. Een eenmanszaak zonder personeel werkt samen met klanten, leveranciers en/of concurrenten.

Er zijn verschillende verklaringen te geven voor de ontevredenheid over vergaderingen en vergaderculturen. In essentie kunnen deze vergader-inefficiënties en -frustraties te maken hebben met:

1. De gevolgde vergaderwerkwijze,
2. Een mismatch tussen de verwachtingen en de te bereiken resultaten,
3. De niet optimale communicatie tussen de deelnemers en sfeer tijdens de vergadering.

Ad1. Werkwijze

Het gevoel te veel tijd kwijt te zijn aan vergaderen, hangt sterk samen met de gebrekkige werkwijze van veel vergadergezelschappen. Vaak wordt er weinig tijd geïnvesteerd in het maken van afspraken over de procedures en hebben ze de neiging om direct in de inhoud te duiken.
De vergadering gaat tenslotte toch over de inhoud? Zeker, gaat het hier over, maar voorbereiding is het halve werk. Door expliciete afspraken over de aanpak vaak achterwege blijven, verlopen heel wat vergaderingen minder efficiënt dan mogelijk zou zijn. Dit heeft bijvoorbeeld tot gevolg dat tijdens de inhoudelijke bespreking ook nog eens concessie gevonden moet worden over de wijze van besluitvorming. Dat is afleidend!

Heldere procedure afspraken voorkomen namelijk:

• Gesteggel over de manier waarop een besluit wordt genomen,
• Uitweidingen over onderwerpen die geen relevantie hebben met het ter zake agendapunt,
• Onnodige vertraging in de besluitvorming,
• Het uitlopen van de vergadering

Ad2. Vergaderdoelen en verwachtingen

Realiseer je dat een vergadering ook een goed resultaat kan opleveren, zonder dat er ook maar één besluit gevallen is. Dus er zijn meer doelen dan alleen besluitvorming. Echter verschillen in verwachtingen en werkelijkheid kan bij de vergaderdeelnemers leiden tot botsingen en frustraties.

Mogelijke doelen van vergaderen zijn:

• Deelnemers informeren,
• Een probleem in kaart brengen,
• Ideeën genereren,
• Meningen peilen,
• Draagvlak creëren,
• Tot een gezamenlijk oordeel komen,
• Reflecteren,
• Evalueren,
• Besluiten nemen,
• (Werk)afspraken maken.

Als je wilt dat de deelnemers met de juiste verwachtingen aan een vergadering deelnemen dan is verwachtingsmanagement voornaam. Het is voor de voorzitter van het grootste belang expliciet te maken wat het doel per vergadering en/of per agendapunt is.

Ad3. Interactie en sfeer

Naast het resultaat zelf telt zeker het resultaat gevoel bij de deelnemers. Het gevoel van samen een doel te bereiken.
Vandaar dat in een vergadering de focus naast het taakgerichte ook ligt op het mensgerichte: de manier waarop we als deelnemer vergaderingen ervaren. Het is problematisch als de voortgang van het overleg gehinderd wordt door de sfeer of de manier van onderlinge communicatie.
Het is al helemaal niet acceptabel als de interactie en/of sfeer van een vergadering zou leiden tot (extra) conflicten op de werkvloer.

Helaas bestaan deze vergader-inefficiënties en -frustraties en leiden ze ook vaak tot: (extra) conflicten op de werkvloer, extra kosten, hogere omzetverliezen en een slechtere samenwerking en eenheidsgevoel. Vaak wordt dit veroorzaakt, doordat vergaderdeelnemers onbewust onbekwaam zijn in vergaderen. Het goede nieuws is dat deze inefficiënties, frustraties en bijbehorende gevolgen voorkomen kunnen worden.

• Het is wenselijk dat de rollen van voorzitter (voortgangs- en procedure bewaker), notulist en deelnemer duidelijk zijn en dat de bijbehorende taken worden uitgevoerd.
• Het is verstandig om afspraken te maken over de te volgen procedure om de werkwijze bij vergaderingen te verbeteren.
• Om ervoor te zorgen dat de vergaderingsdeelnemers met de juiste verwachtingen aan het overleg beginnen, is het van belang steeds vooraf het doel van de vergadering en/of van de afzonderlijke agendapunten expliciet aan te geven.
• Het is de taak dat alle vergaderdeelnemer zorg dragen dat de sfeer prettig en plezierig blijft.

Een voorzitter heeft een voorbeeld positie in een vergadering en geeft sturing aan de deelnemers omtrent de manier van vergaderen. Zoals al benoemd kunnen veel vergaderingen veel beter verlopen.
In bedrijven wordt er vaak iemand intern aangewezen en hij/zij krijgt dan de rol toebedeeld van voorzitter, maar kan je het hen kwalijk nemen dat er vergaderfrustraties ontstaan of dat de vergadering inefficiënt verloopt. Voorzitterschap is een vakgebied en de personen die deze rol naast hun dagdagelijkse werk toebedeeld krijgen, hebben vaak niet (voldoende) kennis of kunde. Daarnaast is men zich vaak binnen het bedrijf niet bewust van de oorzaken van deze vergader-inefficiënties en -frustraties en wat er aan te doen valt. Hier kan een externe voorzitter snel uitkomst bieden. Mogelijk kan ondertussen iemand intern de kennis en kunde opdoen om uiteindelijk het werk van de externe voorzitter weer over te nemen.

Als je (uiteindelijk) interne personen hebt die voldoende kennis en kunde hebben om vergaderingen effectief te laten verlopen en vergaderfrustraties weten te vermijden, heb je geen externe voorzitter meer nodig?
Er zijn situaties waar een interne voorzitter niet aan te raden is, waar een externe neutrale partij juist een uitkomst kan bieden. Maar heeft deze externe partij dan niet te veel macht over je/het bedrijf of het te nemen besluit?

Waarom staat in de bovenstaande sub vraag ‘vergadering’ tussen aanhalingstekens?

Voorzitterschap wordt vaak geassocieerd met beslissingsrecht/macht, echter is dit een misconceptie. Vaak is het zo, dat iemand in een positie met macht een taak als voorzitterschap erbij krijgt (ongeacht de bekwaamheid van deze persoon).
Om het nog onduidelijker te maken, vaker worden er vacatures of functietitels gemaakt wat feitelijk bestuur leiders zijn, maar deze krijgen de titel van voorzitter.

Kortweg: Een voorzitter stuurt het vergaderings- en communicatieproces tijdens de vergadering, dus heeft in principe geen macht in en over de organisatie. Mocht er een besluit genomen moeten worden, dan zou een voorzitter neutraal moeten zijn bij de besluitvorming. Dit maakt het onmogelijk voor de directie om gelijktijdig als voorzitter te moeten fungeren, neutraal te blijven, en zich te mengen in de discussie/besluitvorming.
Wel bepaald een voorzitter bijvoorbeeld welke agendapunten worden besproken, maar zeker bij een externe voorzitter wordt dit besproken met de klant en tijdens de start van de vergadering met alle deelnemers.

Vergaderingen zijn zeker nog van deze tijd en essentieel voor goede samenwerking. Wel is het aan te raden vergader-inefficiënties en -frustraties zoveel mogelijk te beperken.

Heb je behoefte aan een externe voorzitter? Neem contact met ons op en wij zorgen ervoor dat je vergadering effectief en met zo weinig mogelijk frustraties verloopt.

Met dank aan Renée van den Kerkhof voor deze illustratie.