Vergaderrollen

Veel vergaderproblemen zijn te wijten aan ondeskundigheid of een slechte voorbereiding. Deze problemen leiden vaak tot extra bedrijfsproblemen, waardoor het bedrijfsproces minder efficiënt en effectief verloopt. In het vorig artikel: “is vergaderen nog wel van deze tijd?” is besproken wat deze vergader frustraties en -inefficiënties veroorzaakt en wat je eraan kan doen. In dit artikel en de drie bijbehorende sub artikelen worden de verschillende vergaderingsrollen besproken en wat je van de voorzitter, notulist en deelnemers mag verwachten.

“Een vergadering is een georganiseerde bijeenkomst van personen waarop verschillende punten (van een agenda) worden besproken en (eventueel) beslissingen worden genomen” (Van Dale, 14e druk 2005). Dus vergaderingen zijn een middel om samenwerking en de daar bijhorende communicatie te optimaliseren.

Vergaderen kan vele vormen aannemen en kan met verschillende groepssamenstellingen plaatsvinden. Veel vergaderingen vinden intern plaats (binnen de organisatie), maar uiteraard komt het ook vaak voor dat samenwerkende organisaties met elkaar overleg voeren.

Om een vergadering goed te laten verlopen, is het essentieel dat iedere deelnemer zijn rol kent en vervult. Er zijn drie functionele rollen te verdelen tijdens een vergadering:

• Voorzitter,
• Deelnemer,
• Notulist.

Aan elk van deze rollen zijn taken gekoppeld die voor, tijdens en na de vergadering moeten worden uitgevoerd. Pas als iedereen zijn taken goed uitvoert, kan worden gesproken van een efficiënte en effectieve vergadering.
De voorzitter heeft een belangrijke rol in het verloop van een vergadering. Echter is hij/zij niet alleen verantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering. Ook de notulist moet zijn taken vervullen en de deelnemers hebben een veel actievere rol dan vele zich voorstellen. De veelvoorkomende misvatting is dat een deelnemer alleen bij een vergadering hoeft te komen opdagen, zitten, luisteren en weer te vertrekken.
Zou deze opvatting kloppen, dan zou informeren middels een nieuwsbrief rondsturen veel efficiënter en effectiever geweest zijn. In een succesvolle vergadering leveren de deelnemers juist een even grote bijdrage als de voorzitter.

Wat is jouw rol in de komende vergadering en wat wordt er van je verwacht?
Wat mag je van anderen verwachten en hoe draag jij bij aan een goede vergadering en samenwerking?

Lees in de onderstaande sub artikelen wat er verwacht wordt voor, tijdens en na de vergadering. Deze sub artikelen zijn onderverdeeld per vergader rol.

Samenwerking is alleen maar mogelijk middels goede communicatie. Vergaderingen zijn een effectief middel voor deze communicatie en de samenwerking tot een goed resultaat te leiden. Een effectieve vergadering is alleen mogelijk als iedereen zijn taken voldoende tot goed nakomt. Je hebt hier kunnen lezen wat je te doen staat voor de volgende vergadering, maar ook wat je van anderen mag verwachten en waar je hen aan mag houden.

Mocht je hulp nodig hebben bij het opzetten en/of houden van effectieve vergaderingen of mocht je meer willen weten hoe Cthrough coaching & consulting je als externe voorzitter (verder) kan helpen, neem dan contact op via het contact formulier.