Wat te verwachten van de deelnemer

In het bijbehorende hoofdartikel “vergaderrollen” is al aangehaald wat het doel is van een vergadering en welke verschillende vergaderrollen er zijn. In dit subartikel wordt besproken wat jij van een deelnemer mag verwachten voor, tijdens en na de vergadering.

Als deelnemer heb je een rol in het groepsproces en ben je mede bepalend voor de sfeer en de interactie tijdens de vergadering. Je kunt bijdragen leveren aan de vergadering op drie aspecten. Namelijk op: inhoud, procedure en interactie. Belangrijk is om je als deelnemer hiervan bewust te zijn tijdens de voorbereiding, de vergadering zelf en achteraf.

Natuurlijk kan je niet op alles voorbereid zijn, maar over een aantal aspecten is het mogelijk om van tevoren na te denken.

• Agenda vooraf goed doornemen,
• Bijgevoegde stukken kritisch doorlezen,
• Alvast mening formuleren over bepaalde agendapunten,
• Schriftelijke en mondelinge bijdrage goed voorbereiden,
• Anticiperen op eigen gedrag tijdens de komende vergadering.

Je zal als deelnemer tijdens de behandeling van verschillende agendapunten het woord krijgen. Het is dan gewenst dat je visie zo helder mogelijk wordt toegelicht. Doe dit door op de volgende punten te letten:

• Formuleer kort en bondig,
• Geef zelf actief richting aan de discussie,
• Geef duidelijk aan wat de samenhang van je bijdrage met het voorafgaande is,
• Luister op actieve wijze naar de bijdrage van anderen,
• Geef ook ondersteunende reacties in plaats van uitsluitend afwijzingen,
• Vermijd onjuiste en irrelevante argumentatie,
• Expliciteer argumenten en standpunten,
• Vraag opheldering over onduidelijke procedures en doe waar nodig ordevoorstellen,
• Zorg voor een constructieve en actieve houding.

De vergadering zit erop. Echter zijn er nog een aantal taken die voortvloeien uit de vergadering.

• Napraten en als nodig stoom afblazen,
• Feedback geven,
• Verslag uitbrengen aan de achterban,
• Uitvoeren actiepunten,
• Kritisch lezen notulen,
• Archiveren stukken,
• Bedenken nieuwe agendapunten,
• Reflecteren op eigen rol en bijdragen in de betreffende vergadering.

Als vergaderdeelnemer vervul je een actievere rol dan de meeste mensen denken. Het is belangrijk dat je je goed voorbereid en inleest. Tijdens de vergadering onderbouw je argumenten en standpunten die bijdragen aan de discussie en vraag je opheldering waar nodig. Nadien zorg je voor feedback en voer je je eigen actiepunten uit.

Mocht je hulp nodig hebben bij het opzetten en/of houden van effectieve vergaderingen of mocht je meer willen weten hoe Cthrough coaching & consulting je als externe voorzitter (verder) kan helpen, neem dan contact op.