Wat te verwachten van de notulist

In het bijbehorende hoofdartikel “vergaderrollen” is al aangehaald wat het doel is van een vergadering en welke verschillende vergaderrollen er zijn. In dit subartikel wordt besproken wat jij van een notulist mag verwachten voor, tijdens en na de vergadering.

Wat op vergadering glashelder lijkt, kan op de eerstvolgende bijeenkomst alweer helemaal vervaagd of vergeten zijn. Het gesproken woord is nu eenmaal vluchtig. Het is daarom verstandig het vergaderresultaat vast te leggen in een verslag, de notulen.
Zo dient de notulen als:

• Informatiebron voor de afwezigen,
• Geheugensteun voor degenen die aanwezig waren,
• Middel om besluiten vast te leggen,
• Basis voor voortgangscontrole.

Een goede voorbereiding kan onzekerheid wegnemen, zowel bij het maken van aantekeningen tijdens de vergadering, als bij het uitwerken van die aantekeningen achteraf. Punten die handig zijn om vooraf uit te voeren:

• Eerdere verslagen lezen,
• Vooraf de agenda doornemen,
• Extra exemplaar vorige verslag meenemen,
• Voldoende schrijfmateriaal meenemen,
• Namen van de deelnemers kennen,
• Tijd voor uitwerking reserveren,
• Afspreken welk type verslag je zult gaan maken.

Nu komt het erop aan de notulen te maken:

• Een goede plaats binnen de vergaderopstelling kiezen,
  • Tip: neem plaats naast de voorzitter aan de vergadertafel
• Aantekeningen maken,
  • Goed luisteren en dan pas samengevat noteren wat er gezegd is, resulteert meestal in minder lange en beter verwerkbare aantekeningen.
• Attent zijn op non-verbale communicatie,
• Geluidsopname maken,
  • Tip: gebruik eventuele geluidsopname uitsluitend als hulpmiddel voor het verslag bij een uitvoerig verslag
• Aantekeningen (her)ordenen,
• Besluiten markeren.

Pas na de vergadering moet de belangrijkste inspanning worden geleverd: het schrijven van het verslag. Meestal kost het de nodige inspanning (afhankelijk van het soort verslag dat je moet schrijven).
Bij nazorg komen de volgende taken:

• Verslag snel uitwerken,
  • Tip: doe dit binnen een of twee dagen na de vergadering. Je kunt dan je aantekeningen meestal nog wel goed interpreteren, zodat de kans het grootst is dat je tot een redelijk betrouwbare weergave komt
• Vaste agendapunten als invulplaats beschouwen,
• Verslag goed vormgeven,
• Aantekening herformuleren,
  • Geef alle relevante informatie weer
  • Geef de inhoud van de gespreksbijdragen weer en kies daarbij zakelijke bewoording
  • Probeer zo neutraal mogelijk te formuleren
  • Regel is dat het verslag altijd in de onvoltooid tegenwoordige tijd wordt geschreven.
• Onduidelijkheden checken,
• Conceptverslag vooraf aan de voorzitter voorleggen,
• Verslag toezenden aan de deelnemers,
  • Besluitenlijst/actielijst: binnen twee of drie dagen na de vergadering
  • Vergaderverslag: Tegelijk met de nieuwe agenda uiterlijk één week voor de nieuwe vergadering
• Aanvullingen/correcties van de deelnemers verwerken.

Als notulist vervul je een belangrijke rol in het vastleggen van datgene dat tijdens de vergadering besproken en besloten is. Hierin is het essentieel dat: vooraf duidelijke afspraken worden gemaakt over de verslaglegging, tijdens de vergadering heldere en bondige aantekeningen worden gemaakt en dat nadien de juiste informatie gestructureerd wordt weergegeven in de notulen.

Mocht je hulp nodig hebben bij het opzetten en/of houden van effectieve vergaderingen of mocht je meer willen weten hoe Cthrough coaching & consulting je als externe voorzitter (verder) kan helpen, neem dan contact op.