Wat te verwachten van de voorzitter

In het bijbehorende hoofdartikel “vergaderrollen” is al aangehaald wat het doel is van een vergadering en welke verschillende vergaderrollen er zijn. In dit subartikel wordt besproken wat jij van een voorzitter mag verwachten voor, tijdens en na de vergadering.

“Een voorzitter is per definitie een leidinggevende of de directie”, dit is veel voorkomende misvatting. Een voorzitter structureert en stuurt de vergadering(en), echter heeft deze rol geen besluit voerende macht.
Tijdens een vergadering staat de voorzitter altijd in de spotlight en onder het vergrootglas. Het gedrag dat je zelf tentoonspreidt is vaak maatgevend voor het gedrag van de overige deelnemers. Hierdoor heb je een voorbeeldfunctie en grote invloed op de sfeer en uitkomsten van de vergadering.

Het opstellen van de (voorlopige)agenda wordt gedaan door de voorzitter. Deze selecteert de agenda punten die vanuit alle deelnemers kunnen worden aangedragen. Het gaat er niet alleen om dat een volgorde wordt vastgesteld of dat de tijdsbesteding klopt, maar over strategie. Welk agendapunt zet je op de eerste plaats, wat is het belangrijkst?
Je zal deze gemaakte keuzes duidelijk moeten kunnen beargumenteren. Waarom je welke ingekomen stukken selecteert, welke mededelingen relevant zijn en welke variabele agendapunten aan de orde komen. Je zal namelijk altijd verantwoording moeten kunnen afleggen over de gemaakte keuzes aan de opdrachtgever.
Het vergadermedium moet worden vastgesteld, bijvoorbeeld: telefonisch, web conferencing, video bellen of fysiek bij elkaar.
Als voorzitter moet je zelf exact bepalen wat je wil bereiken met een agendapunt en dat tijdens de vergadering voor ogen blijven houden. Tevens moet de voorbereiding vooraf met de notulist besproken worden, zodat deze zich goed kan voorbereiden.
Het bijeenroepen van de deelnemers is de taak van de voorzitter en gebeurt via een officiële uitnodiging. Wij raden het aan om de uitnodiging op zijn laatst 1 week voor de vergadering te versturen, zodat alle deelnemers genoeg tijd hebben zich goed voor te bereiden.

Dan de vergadering zelf. Als het goed is, heeft iedereen zich goed voorbereid en willen alle deelnemers een functionele en effectieve vergadering. Dat betekent dat het gedrag van de voorzitter activerend en inspirerend is. Het komt er nu op aan dat je laat zien dat je tijdens de vergadering op de juiste momenten ingrijpt en toch de sfeer bewaakt.

Met de manier van sturen, als de vaste agendapunten besproken worden, zet je de toon voor het verloop van de vergadering. Door duidelijke en inzichtelijke beargumentering wordt vertrouwen gewekt bij de deelnemers voor het vervolg. Je benoemt wat wel en niet gewenst is tijdens de vergadering. Het is dan voor iedereen duidelijk hoe jij, als voorzitter, verwacht dat er vergadert dient te worden.

Door op de agenda aan te geven hoeveel tijd er voor een onderwerp staat, wordt het eenvoudiger om in te grijpen tijdens de bespreking ervan. Uiteindelijk vindt iedereen het achteraf prettig als vergaderingen kort zijn. Daarom behoor je te hameren op een efficiënte besteding van de tijd en zorg te dragen dat alles uit de kast wordt gehaald om zo te handelen.

Je sluit elk agendapunt af met een informatieve samenvatting, waarin kort de kern wordt samengevat. Ook wordt duidelijk benoemd wie wanneer wat doet.

Van de voorzitter mag worden verwacht dat deze niet alleen taakgericht is, maar ook mensgericht. Dat alle deelnemers worden gehoord en op een respectvolle manier worden benaderd. Een prettige open sfeer en waardering voor ieders bijdrage is belangrijk tijdens de vergadering. De ideale vergadersfeer is een sfeer waarin gezamenlijk naar oplossingen wordt gezocht. Dit wordt bevorderd door constructieve aanvullingen en opmerkingen te stimuleren en negatieve opmerkingen te beperken.

De vergadering is afgelopen en de deelnemers weten wat ze moeten doen en van hen verwacht wordt. Om er voor te zorgen dat de vergadering helemaal is afgerond, zijn de volgende taken:

• Vergaderruimte op orde brengen,
• Napraten,
• Notulen verzenden naar alle deelnemers,
• Archiveren van stukken.

Als vergadervoorzitter vervul je een belangrijke rol in het voorbereiden en versturenvan de agendapunten vooraf aan de vergadering. Tijdens de vergadering zorg je voor structuur en sturing. Je richt je op de taak en op de mensen. Hier ligt de focus. Nadien zorg je voor een goede afronding en doorsturen van notulen en andere relevante informatie.

Mocht je hulp nodig hebben bij het opzetten en/of houden van effectieve vergaderingen of mocht je meer willen weten hoe Cthrough coaching & consulting je als externe voorzitter (verder) kan helpen, neem dan contact op.